- Khi khách hàng thay đổi hình thức thanh toán (từ trả tiền khi giao hàng sang trả tiền cuối tháng).
- Khi công ty thay đổi giá bán sỉ, thay đổi mặt hàng.
- Khách hàng thay đổi người lãnh đạo mới, thay đổi chủ sở hữu (ví dụ bán công ty cho bên khác).
- Thay đổi về các cho nhánh (tăng hay giảm).
- Hết hạn hợp đồng và khách hàng yêu cầu ký định kỳ theo từng năm.
Và chúng tôi ký Phụ lục hợp đồng mới trong các trường hợp sau:
- Khách hàng mở thêm chi nhánh mới.
- Công ty co khách hàng mượn trang thiết bị.
Còn các trường hợp khác thì không cần ký lại hợp đồng và phụ lục, mà chỉ yêu cầu khách hàng thông báo (qua email hoặc fax) cho nhân viên phục trách bán hàng của chúng tôi, sau đó quản lý bán hàng của công ty ký xác nhận đồng ý sự thay đổi. Đó là khi khách hàng thay đổi thông tin hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ giao hàng …vv.
Rất mong được quý luật sư tư vấn giúp là quy định như trên đã chuẩn chưa? Có phù hợp với pháp luật không? Cụ thể là khi nào thì ký thành hợp đồng mới, khi nào thì ký phụ lục hợp đồng? Hoặc nếu sai thì nên chỉnh sửa chỗ nào, như thế nào? Chúng tôi chân thành cám ơn (Khang K.)
Luật sư Trần Hồng Phong trả lời:
Thông thường một hợp đồng thương mại (mà trong trường hợp anh hỏi là dạng hợp đồng đại lý) không cần thiết phải ký lại hợp đồng mới khi hợp đồng đang còn trong thời hạn hiệu lực, trừ khi một trong hai bên chủ thể (công ty anh hoặc đối tác) có sự thay đổi, biến động lớn – có thể làm ảnh hưởng hay thay đổi về bản chất giao dịch. Còn thông thường thì chỉ cần lập và ký thành các Phụ lục là được. Cứ chờ sau khi hợp đồng hết hạn (tới kỳ gia hạn), thì ký thành hợp đồng mới. Như vậy cũng sẽ dễ quản lý hơn.
Theo đó, thì những trường hợp sau mới cần thiết ký hợp đồng mới.
- Khi hợp đồng cũ hết hạn và hai bên muốn tiếp tục gia hạn hợp đồng. Lúc này hợp đồng mới sẽ cập nhật, bổ sung những thay đổi mới hoặc thay đổi đã thực hiện - tại các Phụ lục đã ký trước đó.
- Khi một bên thay đổi hình thức doanh nghiệp (chẳng hạn từ công ty TNHH chuyển thành công ty cổ phần), đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật ….vv.
- Thay đổi về nội dung thương mại trong hợp đồng. Chẳng hạn từ bán chai nhỏ sẽ bổ sung bán cả bình lớn….
- Hai bên đều cùng cảm thấy nên ký lại hợp đồng mới, vì đã có nhiều Phụ lục mà nếu giữ nguyên hợp đồng cũ sẽ có quá nhiều tài liệu “đính kèm”, cồng kềnh khó quản lý.
Qua thông tin về các trường hợp mà anh nêu, tôi thấy như sau:
- Việc thay đổi giá bán, hình thức thanh toán không cần thiết phải ký thành Phụ lục. Vì thông thường giá bán là do bên giao đại lý (bên bán) đưa ra – dựa trên cơ cấu giá thành. Khi có sự thay đổi thì phải thông báo trước cho bên đại lý. Nếu bên đại lý “im lặng” tức là đồng ý. Và thường thì thông báo trước ít nhất 30 ngày trước khi áp dụng. Tuy nhiên nếu ký thành Phụ lục thì cũng không sao.
- Nói chung chủ yếu nên ký thành Phụ lục - cho đa số các trường hợp như anh đã liệt kê.
- Tuy nhiên, các trường hợp thay đổi thông tin hóa đơn, MST, địa chỉ giao hàng … mà anh nói là chỉ cần phía đối tác gửi email hay fax là chưa ổn. Vì đây đều là những nội dung quan trọng, liên quan đến trách nhiệm của từng bên và có thể phát sinh tranh chấp nếu không rõ ràng. Cho nên những trường hợp này cũng phải ký thành Phụ lục hoặc là phía khách hàng phải gửi văn bản Thông báo (do giám đốc ký) – qua đường hành chính chính thức, chứ không nên đơn giản là “báo cho nhân viên bán hàng”. Vì về nguyên tắc khi có sự thay đổi về nội dung hợp đồng, thì phải có hình thức tương ứng. Tức là hợp đồng bằng văn bản thì sự thay đổi cũng phải bằng văn bản, không thể “nói miệng”.
Thông thường, tại các doanh nghiệp khác mà chúng tôi tư vấn, họ lập sẵn các biểu mẫu về việc thay đổi thông tin khách hàng. Chẳng hạn như khi khách hàng thay đổi thông tin liên hệ hay người quản lý – thì sẽ lấy form “Thông báo về việc thay đổi thông tin” của công ty có sẵn, điền thông tin thay đổi vào, ký tên đóng dấu và gửi cho công ty. Theo đó, công ty sẽ cập nhật thông tin vào hệ thống, còn tờ Thông báo xem như là chứng cứ/cam kết chịu trách nhiệm của khách hàng.
Tóm lại là có thể linh hoạt giải quyết, trên tinh thần đơn giản, gọn gàng và không quá máy móc. Điều quan trọng nhất là khi có sự biến động về bất kỳ nội dung nào liên quan đến hợp đồng, thì phải có bằng chứng bằng văn bản – thể hiện hai bên đều biết, đồng ý và cùng thực hiện. www.ecolaw.vn
Chuyên mục Luật sư tư vấn Ecolaw do luật sư của
công ty luật Ecolaw thực hiện. Quí vị hãy gửi câu hỏi theo địa chỉ ecolaw2@gmail.com để được giải đáp
hoàn toàn miễn phí – trừ trường hợp câu hỏi quá phức tạp hoặc không rõ ràng.
Thông tin càng chi tiết, cụ thể - nội dung tư vấn càng chính xác, hiệu quả.
Phần lớn các câu hỏi – đáp (được mã hóa để bảo mật) sẽ được đăng trên website
này nhằm mục đích phổ biến kiến thức pháp luật phổ thông cho mọi người.
|
CÔNG TY LUẬT ECOLAW – Địa chỉ tin cậy của mọi người
23 Lê
Lư, P. Phú Thọ Hoà, Q. Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh
Email:
ecolaw1@ecolaw.vn - website: www.ecolaw.vn
|
