Luật sư Trần Hồng Phong giới thiệu(Ecolaw.vn) – Qui định về việc đăng ký thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện và Thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp được qui định tại Luật doanh nghiệp.
Dưới đây là quy định tại các điều 45 và 46, Luật doanh nghiệp 2014, có hiệu lực từ ngày 1/7/2015.
Thế nào là Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp?
Chi nhánh, là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.
Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.
Hồ sơ gồm:
a) Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
3. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
4. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.
5. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.
Lưu ý: Chính phủ sẽ có quy định chi tiết về các vấn đề trên. Ecolaw sẽ cập nhật thông tin.
----------------------
Thông tin tham khảo:
Dưới đây là quy định theo Luật doanh nghiệp 2005 (đã hết hiệu lực):
Qui định chung
Điều 37 Luật doanh nghiệp qui định về Văn phòng đại diện, Chi nhánh và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó:
- “Văn phòng đại diện”: là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
- “Chi nhánh” là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
- “Địa điểm kinh doanh” là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Địa điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.
Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh phải mang tên của doanh nghiệp, kèm theo phần bổ sung tương ứng xác định chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh đó.
Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện, chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Việc mở Chi nhánh/Văn phòng đại diện ở nước ngoài
Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Ví dụ: Công ty A là công ty Việt Nam, trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh (thành lập theo pháp luật Việt Nam), muốn mở Văn phòng đại diện tại Mỹ - thì phải thực hiện theo qui định của pháp luật Hoa Kỳ.
Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Như vậy, trong trường hợp trên, Công ty A sẽ Thông báo (kèm hồ sơ) cho Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở KHĐT TP.HCM để được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới. Trong Giấy mới này sẽ bổ sung thông tin về Chi nhánh tại Mỹ.
Thế nào là “các giấy tờ chứng thực cá nhân” trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp ?
Theo Điều 24 Nghị định 43/2010, các giấy tờ chứng thực cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm:
* Đối với công dân Việt Nam: Giấy chứng minh nhân dân (CMND) còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
* Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài, gồm một trong số các giấy tờ còn hiệu lực sau đây:
a) Hộ chiếu Việt Nam;
b) Hộ chiếu nước ngoài (hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài) và một trong các giấy tờ chứng minh người gốc Việt Nam ở nước ngoài ( chẳng hạn là Giấy khai sinh do Việt Nam cấp).
* Đối với người nước ngoài thường trú tại Việt Nam : Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và Hộ chiếu còn hiệu lực.
* Đối với người nước ngoài không thường trú tại Việt Nam: Hộ chiếu còn hiệu lực.
Trình tự và thủ tục lập chi nhánh, văn phòng đại diện:
Trình tự và thủ tục lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện được Chính phủ quy định tại Nghị định 43/2010. Cụ thể như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Khi thành lập Chi nhánh/Văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi “Thông báo” (theo mẫu) về việc lập chi nhánh/văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.
Ví dụ: Công ty AnTa có trụ sở tại TP.HCM, và nay muốn mở chi nhánh tại Hà Nội. Như vậy, công ty phải nộp Thông báo/hồ sơ tới Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở KHĐT TP. Hà Nội.
Nội dung Thông báo gồm những thông tin sau:
a) Mã số doanh nghiệp;
b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
c) Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;
d) Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;
đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
e) Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác ( quy định tại Điều 24 Nghị định 43/2010) của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện; ( thường có chức danh là “Trưởng chi nhánh”, “Trưởng văn phòng đại diện”).
g) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Kèm theo Thông báo còn phải có:
- Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ “Quyết định bổ nhiệm” người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (quy định tại Điều 24 Nghị định 43/2010) của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
Đối với chi nhánh kinh doanh các ngành, nghề phải có chứng chỉ hành nghề thì phải có thêm bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh hoặc của cá nhân khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Bước 2: Chờ Phòng đăng ký kinh doanh xét duyệt
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để yêu cầu mã số chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Chi nhánh/Văn phòng đại diện
Sau đó, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Bước 4: Thông báo về nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Trường hợp doanh nghiệp lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Ví dụ: Trường hợp Công ty AnTa nói trên, sau khi Thông báo thành lập Chi nhánh ở Hà Nội và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập chi nhánh do Phòng đăng ký kinh doanh Hà Nội cấp, sẽ phải gửi Thông báo (kèm Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh) đến Phòng đăng ký kinh doanh thuộc SỞ KHĐT TP.HCM. Phòng đăng ký kinh doanh TP.HCM sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới cho công ty AnTa, trong đó có bổ sung thông tin về Chi nhánh tại Hà Nội.
Qui định về việc thông báo lập địa điểm kinh doanh (của doanh nghiệp):
Để thuận tiện và hiệu quả trong hoạt động của mình, công ty có quyền thành lập “Địa điểm kinh doanh”. Để thành lập địa điểm kinh doanh, công ty cần ban hành “Quyết định thành lập địa điểm kinh doanh”.
Ví dụ: Công ty AX có trụ sở tại Quận 3, nhưng lại có showroom ( nơi bán hàng hóa) tại quận 5. Như vậy, showroom tại quận 5 chính là “địa điểm kinh doanh” của công ty AX.
Theo qui định, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. Doanh nghiệp chỉ được đặt địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi “Thông báo nơi đặt địa điểm kinh doanh” đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Như vậy, trong ví dụ trên, công ty AX phải gửi Thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở KHĐT TP. Hồ Chí Minh.
Nội dung thông báo gồm những thông tin sau:
a) Mã số doanh nghiệp;
b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh);
c) Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh;
d) Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh;
đ) Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác (quy định tại Điều 24 Nghị định 43/2010) của người đứng đầu địa điểm kinh doanh;
e) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để ghi bổ sung địa điểm kinh doanh vào Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu địa điểm kinh doanh tọa lạc tại nơi có Chi nhánh thì ghi bổ sung địa điểm kinh doanh vào Giấy chứng nhận đăng ký thành lập chi nhánh của doanh nghiệp.
